プライバシーポリシー(個人情報保護方針と規定)

公益社団法人 横須賀法人会

公益社団法人横須賀法人会(以下「当会」という)は、事業活動等を通じて得た個人情報に対し
以下の方針を定め、これに基づき個人情報の保護に努め法令を遵守する。
また、この方針を実行するため個人情報保護と法令遵守のための次の規定を策定する。


1 個人情報保護方針

1.当会は個人情報の保護に関する法令を遵守します
2.当会は事業活動に必要な個人情報を適法かつ公正な手段で取得します
3.当会は取得した個人情報を当会の事業活動等の目的以外に利用しません
4.当会は個人情報の利用目的を通知または公表します
5.当会は取得した個人情報の正確性を保ち適正安全に管理します
6.当会は個人情報の開示・訂正の請求等に適正に対応します
7.当会は個人情報に係る苦情処理に適切に取り組みます

 

2 個人情報保護規定

第1条《目的》
この規定は、当会が有する個人情報が、法令並びに当会の方針に基づき、適正な運用と保護の実現がされることを目的として策定する。


第2条《個人情報の定義》
個人情報とは、会員企業・未加入企業の代表者、及び当会役員・会員に関する情報、並びに当会が実施する事業等に参画した、生存する個人に関する情報で、当該情報に含まれる、氏名・役職名・生年月日等の記述により、特定の個人を識別できるものとする。


第3条《個人情報の利用目的》
当会が取得した個人情報は、研修会・諸会議等の開催通知、機関誌等の送付、並びに、福利厚生制度の案内等、当会の事業活動のためのみに利用することとし、その利用目的は直接当該本人に通知または公表する。また、利用目的を変更する場合も同様とする。


第4条《個人情報の安全管理》
当会が取得した個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内において、常に正確かつ最新の状態で安全に管理するよう努める。
また、個人情報の紛失・漏えい・改ざん・破壊などを防止する対策を構築し、個人情報を取り扱う職員等に対する適切な教育・管理・監督を行う。
さらに、個人情報の取り扱いを福利厚生制度取扱い三社など外部業者に委託する場合は、(財)全国法人会総連合が締結した覚書等を運用し、委託先と機密保持を含む契約書(覚書)を交わし、当該個人情報が委託先でも適正な利用と安全管理がされるよう監督する。


第5条《個人情報の開示》
本人から、自己の情報について開示を求められた場合は、ご本人に対し遅滞なく対応するよう努める。
ただし、開示することにより、本人または第三者の権利・利益を害する恐れがあると認められる場合はこの限りではない。


第6条《個人情報の訂正・追加・削除等》
本人から、自己の情報について訂正・追加、または削除を求められた場合は、必要な調査・確認を行った上で、遅滞なく対応する。
ただし、本人以外の第三者が個人を識別できる情報を入手した場合に、実施した対応についての責任は負わない。


第7条《第三者への提供の制限》
当会が取得した個人情報は、事業活動に基づく利用目的以外に、如何なる第三者にも提供・開示しない。ただし、以下の何れかに該当する場合は除く。
1)本人の同意がある場合
2)法令等により要求された場合
3)個人を識別できない状態で開示する場合
4)利用目的に必要な限度において、当会と機密保持を含む契約を締結している業務委託先(関係会社・代理店)等に開示する場合。
5)問合わせ内容等が、当会と機密保持を含む契約を締結している業務委託先(関係会社・代理店)等から回答するほうが適切だと判断される場合。


第8条《個人情報の利用停止等》
本人から、自己の情報について、利用目的または取得の制限、第三者提供の制限等に違反しているという理由によって、個人情報の利用停止・消去、または第三者への提供の停止を求められた場合は、必要な調査・確認を行った上で、遅滞なく対応する。
ただし、利用停止等が困難で、これに代わる措置をとる場合はこの限りではない。


第9条《他社による個人情報の取り扱い》
当会サイトにおいて、リンクしている第3者のサイト及びサービスにおける個人情報の取得・利用・管理等についての責任は負わない。


第 10 条《個人情報保護の管理者と監査》
当会が取得した個人情報の保護管理者は、個人情報を取り扱う全事務局職員とし、その責任者は事務局長とする。
また、当会方針並びに本規程が適正な運用・管理がなされているかは、総務委員会並びに財務小委員会が監査し、定期的に監査を行う。監査の結果は、三役会(正副会長・専務理事)、並びに理事会の要請があればこれに応じ報告する。


第 11 条《報告義務と罰則》
苦情・相談等の管理上の問題点、並びに法令を遵守するための不具合が起きた場合は、直ちに総務委員会に報告し、適切な処置や本規定の改廃を含む改善策を講じるよう指示を仰ぐ。
また、管理者による違反の事実または違反するおそれが発覚した場合も同様とする。
さらに、違反の事実が判明した場合は、内容を調査・確認の上、違反者を就業規則の定める罰則に処し、法令に基づく勧告や罰則を受け入れる。


第 12 条《法令遵守計画(コンプライアンス・プログラム)と規定(フォレンジック・ルール)》
個人情報保護管理者は、同責任者の監督のもと、情報単位の保存期間と方法、経過後の破棄方法と破棄の事実確認などの内規に従い、個人情報保護法の法令遵守計画(コンプライアンス・プログラム)を別途に定めて従事する。
また、個人情報漏洩事故に対する、法的な調査や立証する証拠を集めるための規定(フォレンジック・ルール)を別途に定める。


第 13 条《雑則》
当会定款運営規定に則り、この規定の管轄は総務委員会とし、規定の運用と改廃は、総務委員会により上程され理事会の承認を得るものとする。

 

付 則: 1)本規定は、平成17年4月1日より実施する。